Den Zeitplan zwischen Bestellung und Lieferung planen
Wird eine Bestellung aufgegeben, möchte der Kunde wissen, wann sie ankommt. Die Antwort auf diese Frage ist viel mehr als nur die Frage „Wie viele Tage dauert der Transport?“. In der Zeit von der Bestätigung der Bestellung bis zum Moment, in dem sie in den Händen des Empfängers liegt, gibt es viele Phasen, und jede wirkt sich auf den Kalender aus.
In diesem Beitrag finden Sie, wie Sie bei Sendungen zwischen der Türkei und Deutschland den Zeitplan zwischen Bestellung und Lieferung planen: Phasen, Rückwärtsplanung, Produktions- und Vorbereitungszeit, Transport- und Grenzzeit, Wareneingang und Zeit nach der Übergabe, Pufferzeit und eine Checkliste für den Zeitplan.
Inhaltsverzeichnis
- Welche Phasen gibt es zwischen Bestellung und Lieferung?
- Wie plant man rückwärts?
- Wie werden Produktions- und Vorbereitungszeit berücksichtigt?
- Wie werden Transport- und Grenzzeit berücksichtigt?
- Wie werden Wareneingang und Zeit nach der Übergabe geplant?
- Wie wird die Pufferzeit festgelegt?
- Wie sollte die Checkliste für den Zeitplan aussehen?
- Häufig gestellte Fragen
Welche Phasen gibt es zwischen Bestellung und Lieferung?
Wird die Bestellung bestätigt, beginnt der Ablauf, aber der Transport beginnt nicht sofort. Die erste Phase ist die Vorbereitung der Bestellung: Produktion, Entnahme aus dem Lager oder Beschaffung. Die Dauer dieser Phase hängt von Art des Produkts und Lagerlage ab und macht oft einen wesentlichen Teil der Gesamtzeit aus.
Die zweite Phase sind Verpackung und Dokumentenvorbereitung. Die Produkte werden verpackt, beschriftet, und die Versanddokumente werden vorbereitet. In dieser Phase kann ein fehlendes Dokument oder eine falsche Angabe die folgenden Phasen verzögern. Deshalb muss für diese Phase ausreichend Zeit eingeplant werden.
Die dritte Phase ist die Verladung. Das Fahrzeug kommt, die Ladung wird geprüft, verladen und gesichert. Danach folgen Transport und Grenzübertritt; die Dauer dieser Phase hängt von Entfernung, Route und Andrang an der Grenze ab. Die letzten Phasen sind Zustellung und Wareneingang auf Empfängerseite.
Diese Phasen einzeln zu sehen, ist der erste Schritt zu einem realistischen Zeitplan. Oft ist die Ursache einer Verzögerung nicht nur der Transport, sondern dass eine dieser Phasen länger dauert als erwartet.
Wie plant man rückwärts?
Der wirksamste Weg, den Zeitplan zu erstellen, ist, rückwärts zu gehen. Zuerst wird das Datum bestimmt, an dem die Ladung auf Empfängerseite bereit sein muss. Von diesem Datum aus werden dann rückwärts Wareneingangszeit, Zustellzeit, Transportzeit, Ladedatum und Vorbereitungszeit abgezogen.
Die Rückwärtsplanung zeigt das späteste Datum für die Verladung. Wann die Bestellung bereit sein muss, wann die Dokumente fertig sein müssen und wann das Fahrzeug disponiert werden muss, wird so klar. So kann für jede Phase ein spätester Termin festgelegt werden.
Diese Methode macht auch das Verzögerungsrisiko sichtbar. Reicht die verbleibende Zeit für die Vorbereitung nicht aus, gibt es durch frühes Erkennen Zeit, zusätzliche Maßnahmen zu ergreifen. Zum Beispiel können eine Express-Option oder die Aufteilung der Sendung geprüft werden.
Bei der Planung sollte man die Dauer jeder Phase möglichst auf reale Daten stützen. Die Zeiten früherer Sendungen zu notieren, ist eine wertvolle Quelle für die nächste Planung.
Wie werden Produktions- und Vorbereitungszeit berücksichtigt?
Die Vorbereitung der Bestellung ist bei vielen Sendungen der unsicherste Teil des Zeitplans. Wird produziert, ist das Produktionsende der Beginn des Transportplans. Eine Verzögerung in der Produktion verschiebt den gesamten Zeitplan. Deshalb ist es wichtig, bei der Produktionszeit einen Puffer zu lassen.
Bei Produkten aus dem Lager ist die Vorbereitungszeit kürzer, sollte aber trotzdem berücksichtigt werden. Das Zusammenstellen, Zählen und Verpacken der Produkte braucht Zeit. Bei vielen Positionen kann sich diese Zeit verlängern.
Auch für Verpackung und Beschriftung sollte ausreichend Zeit vorgesehen werden. Eine überstürzte Verpackung kann zu Schäden oder Verwechslungen führen. Auch Vorbereitung und Prüfung der Dokumente gehören zu dieser Phase.
Ziel sollte sein, dass die gesamte Vorbereitung vor dem Verladetag abgeschlossen ist. Ist die Ladung bei Ankunft des Fahrzeugs nicht bereit, entsteht Wartezeit, und der Zeitplan gerät durcheinander. Für die Vorbereitung einen spätesten Termin festzulegen, verringert dieses Risiko.
Wie werden Transport- und Grenzzeit berücksichtigt?
Die Transportzeit hängt von Entfernung, Route, Transportart und Arbeits- und Ruhezeiten des Fahrers ab. Ein Fahrzeug mit Direktfahrt kommt meist schneller an als bei einem Plan mit Umladung oder Teilladung. Die vom Frachtführer erhaltene voraussichtliche Zeit ist die Grundlage des Plans.
Der Grenzübertritt ist ein veränderlicher Faktor, der zur Gesamtzeit hinzugerechnet werden muss. Die Wartezeit kann je nach Andrang und Dokumentenstand variieren. Deshalb ist es sinnvoller, statt einer festen Zeit für die Grenze eine Spanne zu bedenken.
Unerwartete Situationen während der Fahrt, etwa Wetter oder Verkehr, können die Zeit verlängern. Für diese Faktoren muss im Kalender ein Puffer gelassen werden. Auch dem Empfänger die voraussichtliche Zeit nicht als festes Datum, sondern als Spanne zu nennen, erleichtert das Erwartungsmanagement.
Regelmäßiger Kontakt zum Frachtführer ermöglicht es, die Zeit während der Fahrt zu aktualisieren. Taucht die Möglichkeit einer Verzögerung auf, ist es möglich, den Empfänger sofort zu informieren und gegebenenfalls den Plan zu ändern.
Wie werden Wareneingang und Zeit nach der Übergabe geplant?
Die Zustellung ist nicht das Ende des Zeitplans. Auf Empfängerseite brauchen auch Entladung, Kontrolle und Wareneingang Zeit. Der Empfänger kann zusätzliche Zeit brauchen, um das Produkt verkaufs- oder produktionsbereit zu machen. Diese Zeit muss ebenfalls in den Zeitplan einbezogen werden.
Die Arbeitszeiten des Lagers und die Terminbedingungen des Empfängers beeinflussen den Zeitpunkt der Übergabe. Auch wenn das Fahrzeug rechtzeitig kommt, kann die Übergabe verschoben werden, wenn das Lager geschlossen ist oder kein Termin besteht. Deshalb ist es wichtig, vorab mit dem Empfänger zu kommunizieren und das Lieferfenster zu klären.
Auch die Kontrolle nach der Übergabe sollte in den Plan einbezogen werden. Der Empfänger prüft die Ladung und gleicht Stückzahl und Zustand mit den Dokumenten ab. Gibt es ein Problem, muss es sofort gemeldet werden. Dieser Vorgang kann das Datum beeinflussen, an dem das Produkt einsatzbereit ist.
Steht der Verkaufs- oder Produktionstermin fest, muss man unter Berücksichtigung der Vorbereitungszeit nach der Übergabe planen. Andernfalls ist das Produkt möglicherweise nicht rechtzeitig einsatzbereit, auch wenn das Fahrzeug rechtzeitig kommt.
Wie wird die Pufferzeit festgelegt?
Die Pufferzeit ist die zusätzliche Zeit, die dem Zeitplan gegen unerwartete Verzögerungen hinzugefügt wird. Statt für jede Phase kleine Puffer zu lassen, ist es oft praktischer, dem Gesamtzeitplan einen angemessenen Puffer hinzuzufügen. Die Größe des Puffers richtet sich nach der Kritikalität der Sendung.
Bei kritischen Sendungen ist ein größerer Puffer nötig. Für ein Teil, das die Produktion stoppen kann, oder für eine Lieferung mit festem Termin ist es klug, ausreichend Spielraum für mögliche Verzögerungen zu lassen. Bei nicht kritischen Sendungen kann ein engerer Puffer genügen.
Frühere Erfahrungen helfen bei der Bestimmung der Puffergröße. Zu wissen, welche Phasen bei früheren Sendungen länger dauerten als erwartet, zeigt, bei welcher Phase mehr Spielraum gelassen werden sollte.
Man muss den Puffer nicht nur als Sicherheitsspielraum, sondern als Planungsinstrument sehen. Der richtige Puffer verringert das Verzögerungsrisiko und erleichtert es, das dem Empfänger gegebene Versprechen einzuhalten.
Wie sollte die Checkliste für den Zeitplan aussehen?
Der erste Punkt der Checkliste ist das Zieldatum: Wann muss die Ladung auf Empfängerseite bereit sein? Wurde nach diesem Datum rückwärts geplant? Wurde für jede Phase ein spätester Termin festgelegt?
Der zweite Punkt ist die Vorbereitung. Wurde für Vorbereitung der Bestellung, Verpackung und Dokumentenarbeiten ausreichend Zeit vorgesehen? Wurde für den Abschluss dieser Arbeiten vor dem Verladetag ein spätester Termin gesetzt?
Der dritte Punkt sind Transport und Grenze. Wurde vom Frachtführer die voraussichtliche Zeit eingeholt? Wurde für den Grenzübertritt eine Spanne bedacht? Wurden Spitzenzeiten und mögliche Verzögerungen berücksichtigt?
Der letzte Punkt sind Übergabe und Puffer. Wurden Lagerzeiten und Terminbedingungen des Empfängers erfahren? Wurde die Vorbereitungszeit nach der Übergabe berücksichtigt? Wurde dem Zeitplan ein angemessener Puffer hinzugefügt? Wenn Sie Informationen zu Ihrer Sendung erhalten möchten, können Sie uns die Angaben zu Ihrer Ladung mitteilen.
Häufig gestellte Fragen
Wonach richtet sich die Zeit zwischen Bestellung und Lieferung?
Sie richtet sich nach der Summe der Phasen wie Vorbereitung der Bestellung, Verpackung und Dokumentenarbeiten, Verladung, Transport, Grenzübertritt, Zustellung und Wareneingang auf Empfängerseite.
Was ist Rückwärtsplanung?
Es ist die Methode, die ab dem Datum, an dem die Ladung auf Empfängerseite bereit sein muss, die Dauer jeder Phase rückwärts abzieht und so das späteste Datum für die Verladung findet.
Wie viel Puffer sollte ich dem Zeitplan hinzufügen?
Die Pufferzeit richtet sich nach der Kritikalität der Sendung und früheren Erfahrungen. Bei kritischen Sendungen wird empfohlen, einen größeren Spielraum zu lassen.
Wie teile ich dem Empfänger die Lieferzeit mit?
Statt eines festen Datums eine angemessene Spanne zu nennen und den Empfänger bei möglicher Verzögerung schnell zu informieren, erleichtert das Erwartungsmanagement.
Wie kann ich Informationen erhalten?
Es genügt, Art, Maße und Gewicht der Ladung, den Be- und Entladeort sowie das Datum mitzuteilen, an dem die Ladung auf Empfängerseite bereit sein muss. Auf dieser Grundlage wird eine individuelle Bewertung erstellt.